Fiche de Poste : Assistant Exécutif du Chef de Service Neurologie

Titre du poste :  

Assistant Exécutif du Chef de Service Neurologie

Mission principale :  

Assister le Chef de Service Neurologie dans la gestion des projets, la coordination des recherches de données, et la gestion du système d’informations, tout en assurant un support administratif de haute qualité.

Responsabilités :

- Coordination de Projet : 

  - Planifier et organiser les réunions de projet, incluant la préparation des agendas et la rédaction des comptes rendus.

  - Suivre l’avancement des projets, coordonner les tâches entre les équipes et s'assurer du respect des échéances.

  - Participer activement à l'amélioration des processus de gestion de projet au sein du service.

- Recherche des Données :

  - Collaborer étroitement avec les médecins pour identifier les besoins en données et coordonner les recherches.

  - Analyser et interpréter les données recueillies pour fournir des rapports précis et utiles.

  - Assurer la conformité des données aux normes et réglementations en vigueur.

- Gestion du Système d’Informations :

  - Administrer et optimiser l’utilisation de Odoo pour le service, incluant la formation des utilisateurs et la résolution des problèmes techniques.

  - Maintenir à jour les bases de données et s'assurer de leur fiabilité et sécurité.

  - Développer des outils et des rapports pour améliorer l'efficacité du système d'informations.

- Gestion Administrative :

  - Coordonner le D.E.S de neurologie en collaboration avec la secrétaire, incluant la gestion des emplois du temps et la planification des événements.

  - Gérer la correspondance et les communications internes et externes du Chef de Service.

  - Assurer la préparation et la gestion des documents administratifs et officiels.

- Rédaction de Projets :

  - Rédiger des propositions de projet, des rapports et des présentations pour le Chef de Service.

  - Assurer la relecture et l’édition des documents pour garantir leur qualité et leur conformité aux standards de l'institution.

  - Développer des modèles et des outils pour faciliter la rédaction et la gestion des projets.

Compétences requises :

- Techniques :

  - Maîtrise des systèmes d’information, notamment Odoo.

  - Compétences avancées en bureautique (Word, Excel, PowerPoint, etc.).

- Personnelles :

  - Excellentes compétences organisationnelles et gestion du temps.

  - Capacité à communiquer efficacement à l'écrit et à l'oral.

  - Sens aigu de la collaboration et de la gestion des relations interpersonnelles.

  - Proactivité et capacité à résoudre les problèmes de manière autonome.

- Langues :

- Maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.

Niveau d'expérience et qualifications :

- Expérience :

  - Expérience antérieure dans un rôle similaire, de préférence dans un environnement médical ou scientifique.

- Qualifications :

  - Diplôme en gestion, administration, ou domaine connexe.

  - Certifications en gestion de projet ou systèmes d'information sont un plus.

Conditions de travail :

- Lieu de travail :

  - Principalement au bureau, avec possibilité de télétravail occasionnel.

- Horaires :

  - Temps plein, avec des horaires flexibles selon les besoins du service.

Rémunération :

- Salaire :

  - À déterminer en fonction de l’expérience et des qualifications.

- Avantages :

  - Bonus, assurances, congés payés, accès à la formation continue, etc.

Information sur l'entreprise :

Le service de neurologie est dédié à fournir des soins de qualité supérieure aux patients tout en innovant dans la recherche et les technologies médicales. Nous valorisons l'excellence, l'innovation et la collaboration au sein de notre équipe.

Assumez les responsabilités assignées, collaborez avec les membres de l'équipe et respectez les politiques de l'entreprise. De solides compétences en communication, en résolution de problèmes et une bonne éthique de travail sont requises. La capacité d'adaptation, l'esprit d'initiative et la volonté d'apprendre sont appréciés.

Assumez les responsabilités assignées, collaborez avec les membres de l'équipe et respectez les politiques de l'entreprise. De solides compétences en communication, en résolution de problèmes et une bonne éthique de travail sont requises. La capacité d'adaptation, l'esprit d'initiative et la volonté d'apprendre sont appréciés.